Szkoły coraz częściej decydują się na używanie dziennika elektronicznego, głównie ze względu na jego wygodę – nauczyciele mogą go prowadzić go zarówno dla całych klas, nad którymi sprawują opiekę wychowawczą, jak i dla przedmiotów, które wykładają.
Rodzice mają dzięki temu stały dostęp do ocen i postępów w nauce dziecka, a dyrektorzy i osoby zarządzające placówką mogą w wygodny sposób monitorować prace całej szkoły. Elektroniczne dzienniki posiadają też wiele praktycznych opcji. Z jego pomocą nauczyciele lub dyrekcja placówki może m.in. w niezwykle łatwy sposób zamieszczać wiadomości dla rodziców w kontach uczniów oraz automatycznie podsyłać wybrane informacje, co stanowi niemałe udogodnienie w komunikacji.
Niemniej każda placówka planująca wprowadzić dziennik elektroniczny, musi mieć na uwadze kilka ważnych kwestii. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że dane wprowadzane do dziennika elektronicznego pochodzą z bazy danych prowadzonej przez szkołę. Nie wymaga się jej rejestracji, jednak stosuje się wobec niej takie same normy prawne jak w przypadku zbiorów danych osobowych zgłoszonych do GIODO.
Oznacza to, że nauczyciel musi otrzymać od dyrektora, który występuje w roli „Administratora” zbioru danych osobowych, o zgodę na ich wykorzystanie. To bardzo istotne, ponieważ to on jest za nie odpowiedzialny, a więc w razie kontroli i wykrycia niezastosowania się do ogólnie przyjętych procedur, zarówno jedna, jak i druga strona mogą mieć z tego tytułu poważne problemy.
Poza tym, by uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, dyrektor szkoły powinien zawrzeć z dostawcą dziennika pisemną umowę o powierzeniu danych osobowych. Dzięki temu korzystanie z e-dziennika poza siedzibą placówki edukacyjnej oraz istniejącej w niej sieci informatycznej będzie w pełni usankcjonowane. Pracownicy szkoły nie będą również odpowiadać za ich niewłaściwe użycie.
Podsumowywując dziennik elektroniczny to duże ułatwienie dla szkół.