Mnóstwo dostępnych programów komputerowych, umożliwiających drukowanie świadectw, przygotowuje je w niewłaściwy sposób, np. tak jakby miały zostać wypełnione odręcznie. Gotowe wzory posiadają rubryki, na które w dalszej kolejności nakłada się tekst. Taka forma nie jest zbyt przyjemna dla oka, a ogólny efekt wizualny prezentuje się dość słabo.
Podobnie wygląda sprawa z drukowaniem linii przerywanych w pustych rubrykach czy wpisywaniem wyrazów przy użyciu innego rodzaju czcionki – nie wygląda to zbyt ładnie i jest zupełnie bezcelowe. Korzystanie z dziennika elektronicznego do szkół pomaga rozwiązać ten problem. Program automatycznie umieszcza w odpowiednich miejscach dane, które zostały wpisane przez nauczyciela w konkretnych polach. Poza tym rozpoznaje puste okienka i „rozróżnia” płeć osoby, która „otrzymała promocję” do kolejnej klasy.
Należy też podkreślić, że w treści rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego wydanego dnia 15 marca 2012 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych szkół i placówek artystycznych, w którym określono wzory świadectw i zasady ich wypełniania, wyraźne zaznaczono, że:
- 12. 2. Świadectwa, dyplomy i inne druki szkolne wypełnia się czytelnie, bez poprawek, pismem komputerowym, maszynowym lub ręcznym, z zastrzeżeniem § 13.
Jeżeli zaś chodzi paragraf § 13, to jego fragment brzmi następująco:
- 13. 1. Świadectwa wypełniane pismem komputerowym mogą być drukowane łącznie ze wzorem druku świadectwa oraz z pominięciem zawartych we wzorze świadectwa:
- linii przerywanych oznaczających miejsca przeznaczone na wpisanie: imienia (imion) i nazwiska, daty i miejsca urodzenia, numeru PESEL ucznia, roku szkolnego, klasy, nazwy szkoły, nazwy miejscowości i województwa, w którym znajduje się szkoła, kierunku, wydziału, specjalności, w której kształcił się uczeń, okresu nauczania, numeru świadectwa, miejscowości i daty wydania świadectwa; w miejscu linii przerywanych wpisuje się odpowiednie dane; […]
Stąd wniosek, że w świadectwach opracowywanych przy użyciu programu komputerowego nie muszą pojawiać się linie przerywane. Co więcej, poprzednie rozporządzenie MEN z 2010 r. również podawało takie same zastrzeżenia i wyjaśnienia. Dlatego też osoby korzystające z e-dzienników powinny wymagać od ich dostawców, aby wzory omawianych dokumentów były ładne i przygotowywane zgodnie z obowiązującymi regulacjami.